TIETOSUOJASELOSTE – KIINTEISTÖHARMONIA OY
Y-TUNNUS 0933385-6

Kiinteistöharmonia Oy:n (jäljempänä Kiinteistöharmonia) liiketoiminta edellyttää, että se kerää asiakkaistaan tiettyjä henkilötietoja. Tällöin Kiinteistöharmonia toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Tämän dokumentin tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä.

Kiinteistöharmonia tuottaa asiakkailleen isännöintipalveluita. Tällöin se toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä esimerkiksi isännöimiensä asunto-osakeyhtiöiden henkilötietorekistereiden osalta. Näissä rekisteripitäjänä toimii kyseinen asunto-osakeyhtiö. Rekisteröityjen tietosuojaa koskevat pyynnöt ja tiedustelut tulee aina osoittaa rekisterinpitäjälle. Mikäli siis kyse on asunto-osakeyhtiön, kiinteistöosakeyhtiön tai vuokranantajan henkilötietorekisteristä, tulee tiedustelut osoittaa kyseiselle rekisterinpitäjälle.

Tässä selosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja Kiinteistöharmonia käsittelee, mihin ne perustuvat, mistä tiedot hankitaan, miten niitä säilytetään, suojataan ja luovutetaan eteenpäin sekä informoidaan rekisteröityjä heidän oikeuksistaan.

Mitä henkilötietoja kerätään ja mihin tarkoitukseen?

Kiinteistöharmoniassa pidetään yllä asiakasrekisteriä, jotta voimme tunnistaa asiakkaan asioinnin yhteydessä. Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden osakkaista ja asukkaista:

• Huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet, sekä syntymäajat
• Huoneiston tiedot
• Yhteystiedot (Sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat
• Huoneistokohtaiset veden kulutuslukemat, jos taloyhtiössä on käytössä veden laskutus kulutuksen mukaan
• Huoneiston kunnossapito- ja muutostyöt
• Kyselyiden vastaukset, asiakaspalautteet yms.

Asiakasrekisterin tietoja käytämme taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiöille hankittujen palveluiden järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa taloyhtiön ja isännöintiyrityksen etua.

Kiinteistöharmoniassa toimii isännöitsijän lisäksi asiakaspalvelu. Isännöitsijä ja asiakaspalvelun puoli on pääasiallisesti yhteydessä asiakkaisiin puhelimitse, sähköpostitse tai asiakkaiden tullessa paikanpäälle. Isännöitsijä ja asiakaspalvelu säilyttää kaikki sähköpostitse tehdyt yhteydenotot sekä tekstiviestit. Tallennettavat tiedot ovat yhteydenoton aika ja päivämäärä, asiakkaan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä yhteydenoton sisältö. Yhteydenotot tallennetaan palvelun toiminnan ja kehittämisen vuoksi sekä yhteydenoton todistamiseksi esimerkiksi asiakirjatilauksissa. Henkilötietojen keräys voi perustua sopimussuhteen hoitamiseen tai isännöinnin oikeutettuun etuun.

Kiinteistöharmonia hoitaa myös asunnonvuokrausta. Asunnon vuokraamista varten keräämme henkilötietoja vuokralaisista sekä hakijoista. Vuokrauksessa noudatamme tiettyjä asukasvalinnan kriteerejä, ja tämän perusteella tarvitsemme henkilötietoja valinnan tekemisessä. Henkilötietojen keräämisen perusteena on sopimussuhde. Asunnonvuokrausta varten kerättäviä tietoja voivat olla:

• Nimi ja syntymäaika
• Yhteystiedot (Sähköposti, puhelinnumero)
• Vuokrasopimuksen sisältämät tiedot
• Mahdollinen holhous- tai edunvalvontatieto

Miten henkilötiedot kerätään?

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itsestään, yleensä muuton yhteydessä eri viestintäkanavien kautta, kuten sähköpostitse, puhelimitse tai verkkosivujemme kautta. Lisäksi saamme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, esimerkiksi kaupparekisteristä.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Asiakasrekisterin tietoja säilytämme sen ajan, kuin asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on Kiinteistöharmonian asiakas ja tämän jälkeen vain kuin ne ovat tarpeen, esimerkiksi laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. Asiakaspalveluun tallennetut tiedot säilytetään niin kauan kuin ne koetaan tarpeellisiksi parhaan mahdollisen palvelun tarjonnan kannalta. Vuokrahakemuksen säilytämme vuoden ajan, jonka jälkeen hakemuksen vanhetessa hävitetään tietoturvan mukaisella tavalla. Vuokrasopimukset säilytetään asumisen ajan, ja tämän jälkeen yhden vuoden, pidempään jos se on tarpeellista esimerkiksi laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Luovutetaanko henkilötietoja kolmansille osapuolille?

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiön virallisille edustajille, palveluntarjoajille kuten huoltoyhtiöille sekä kirjanpitäjälle. Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa perintätoimistolle tarvittaessa. Vuokraustoiminnassa noudatamme ARA:n asukasvalinnan kriteerejä ja näin henkilötietoja lähetetään heille asukasvalintaan liittyen (Asukasvalintailmoitus). Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa osakkaalle, asukkaalle, taloyhtiön työntekijöille (talonmies, palveluvastaava) tai viranomaiselle lain edellyttämällä tavalla ja rekisteröidyn oikeuksia kunnioittaen.

Miten henkilötiedot suojataan?

Kiiinteistöharmoniassa käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja suojataan asianmukaisesti. Edellytämme myös alihankkijoiltamme henkilötietojen asianmukaista suojausta. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, arkaluontoisimmat henkilötiedot ovat sijoitettu erillisiin lukollisiin kaapistoihin rajoitetulla pääsyllä. Sähköinen aineisto on suojattu teknisillä toimenpiteillä ja niihin pääsy on vain henkilöillä, joilla se on tarpeen työn tai tehtävän puolesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näihin oikeuksiin kuuluu rekisteröidyn oikeus pyytää pääsy omiin tietoihinsa, oikeus pyytää itseään koskevien virheellisten tietojen oikaisemista, oikeus vastustaa tai rajoittaa tietojensa käsittelyä silloin, kun laki ei sitä edellytä, sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä pyydämme olemaan yhteydessä Kiinteistöharmonia Oy:n asiakaspalveluun